中国仕入れのさくら代行
From: yinghuadai 2024-10-15 17:51:37
（https://www.sakuradk2.com/）
1．規則的なファイル名の作成に必要な3つの項目
電子帳簿保存法に対応するためのファイル名には、３つの項目を含んでいなければなりません。
１つ目は、取引年月日です。
取引年月日をファイル名に含めば、取引が行われた日付を一目で把握でき、日付順にデータを整理しやすくなります。
例えば、2024年1月1日の取引の場合、ファイル名には「240101」といった形式で年月日を赴Lします。
２つ目は、取引先名です。
取引先名をファイル名に含めば、どの企業や個人との取引に関する文書であるかがすぐにわかり、同じ日に複数の取引があった場合でも、取引先ごとにファイルを特定するのが容易になります。
例えば、取引先が「中国仕入れのさくら代行」であれば、ファイル名にその名前を含めます。
３つ目は、取引金額です。
取引金額をファイル名に含めば、特定の取引に関連する情報を迅速に確認できるようになります。
例えば、取引金額が150,000円の場合、ファイル名には「150000」といった形式で金額を赴Lします。
2．実際のファイル名の記載例
規則的なファイル名を付ける際の具体的な例をみてみましょう。
例は、取引年月日、取引先名、取引金額、書類の種類を含む形式で、電子帳簿保存法に基づいた適切なファイル名の付け方を示しています。
例①
取引年月日: 2024年1月1日
取引先名: 中国仕入れのさくら代行
取引金額: 150,000円
書類の種類: 見積書
↓
ファイル名例: 240101_中国仕入れのさくら代行_150000_見積書.pdf
例②
取引年月日: 2024年3月1日
取引先名: 山山工務店
取引金額: 320,000円
書類の種類: 請求書
↓
ファイル名例: 240301_山山工務店_320000_請求書.pdf
例③
取引年月日: 2024年6月15日
取引先名: 川川商事
取引金額: 120,000円
書類の種類: 領収書
↓
ファイル名例: 240615_川川商事_120000_領収書.pdf
3．文書を効率的に管理するためのフォルダ分けの方法
1．電子帳簿保存法に基づいたフォルダ告ｬの例
電子帳簿保存法に準拠した文書管理を行うためには、文書の種類や取引先、取引日などに基づいてフォルダを告ｬすることが効果的です。
以下は、電子帳簿保存法に基づいたフォルダ告ｬの一例です。
メインフォルダ: 文書を保存するためのメインフォルダを作成します。
このフォルダの名前は「電子帳簿」など、わかりやすい名前にします。
サブフォルダ: メインフォルダの中に、文書の種類や年度別にサブフォルダを作成します。
サブフォルダの例
請求書
2024年1月
2024年2月
2024年3月
...
2024年
領収書
2024年1月
2024年2月
2024年3月
...
2024年
見積書
2024年1月
2024年2月
2024年3月
...
2024年
このように、文書の種類や取引年度に基づいてフォルダを分けることで、目的の文書を迅速に検索し、整理することができます。
また、各月ごとにサブフォルダを作成することで、年度ごとの文書も簡単に管理できます。
2．フォルダ管理の注意点とベストプラクティス
整然としたフォルダ告ｬ: フォルダ告ｬを一貫して整然と保ちましょう。
フォルダ名やサブフォルダ名は、わかりやすく統一感を持たせるようするとよいです。
文書の分類基準の明確化: 文書を分類する基準を明確にし、その基準に基づいてフォルダを作成することが大切です。
例えば、取引先別、文書の種類別、取引日別など、必要に応じて分類基準を決定し、その基準に従って文書を整理します。
検索機狽ﾌ活用: フォルダ内の文書が増えてくると、検索機狽ｪ役立ちます。
取引先名や取引金額などの情報をファイル名に含めると、特定の文書を迅速に検索できます。
定期的な整理: フォルダ告ｬや文書の整理状況を定期的に行い、必要に応じて改善することが重要です。
不要な文書の削除やフォルダの整理を行い、フォルダ告ｬが常に適切であるように保つことが、効率的な管理に繋がります。
バックアップとセキュリティ: 文書を管理する際には、バックアップを定期的に行い、データの喪失に備えます。
また、機密性の高い文書については、適切なセキュリティ対策を施し、アクセス制限を設けましょう。
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